万人に効く仕事の優先順位の付け方

仕事の優先順位については長らく悩まされてきました。

しかし、最近は優先順位の付け方がようやくできてきたのか、迷いや遅れにつながることが少なくなってきました。

少し考えをまとめてみます。

優先順位の基本スタイル

優先順位でよく言われる「重要度」と「緊急度」は結局迷うことが多く現場にそぐわない考えだと感じます。理想すぎて、リーダーマネジャーでも自由に仕事ができる環境の人たちでなければ活用しきれません。

重要度を重んじたほうがよく緊急なものは別の方に仕事を振る、と言われますが、そんなに依頼先があるわけではないので、現場は重要で緊急な仕事にいつも苦しめられて疲弊します。

この誰しもこのやり方ならうまくいく、という手法はありません。

自分のスタイルを確立する

仕事のパターンはある程度限られてくると思います。そのパターンを見極めながら、「最速で仕事をこなす」をトレーニングすることが優先順位をつける最適解決法だと思います。

正直初めは苦しむかもしれません。でも、一度最速仕事術を自己流で身に着けるとその流れに乗せれば早くに仕事が片付くようになるので、結果的に全体の仕事がスムーズに流れるようになります。

仕事のセグメント、解決術のポジショニング

最速仕事術の生み出し方は、まずマーケティングと同じで、どのような業務セグメントがあるのか洗い出します。

企画、作業、設計、分析など多岐にわたると思いますが、分類をすることが重要です。

一度セグメントをしたら、そのどのセグメントを攻略するかを考えます。

一つのセグメントを決めたら、その業務をどのような手順で行えば最速で仕事が終わるか、を考え、実行します。

100%追求せずとも80~90%くらい1セグメントの最速解決術を編み出したら、次のセグメントに移ります。

マーケティングと同じ。マーケティングでは攻略セグメント&ターゲティングを行い、自分の行動をポジショニングして最適解を生み出します。

一つ出来れば、次のセグメントもできます。

なお、最速仕事術は業務によっても人によって異なります。作業をどんどん行った方が効率的な方。企画を行ってから作業したほうが早い方。60%程度で人にパスすることが出来る方など。

優先度・緊急度で組むのではなく、自分のやりやすい方法を自ら編み出すのがポイントです。

コンフューズ(混乱)と制約理論

人はたいてい、大したことではなくてもプレッシャーや外的環境や思い込みにより、混乱し正しい判断や状況把握ができなくなります。人から「この人は賢いなー」「論理的だなー」と思われるような人でもそうです。完璧な人は存在しません。

混乱状態の自分の頭の中と状況を客観視して、冷静にアクションをする。これが一つの仕事の優先順位を適切に取る方法です。

もう一つ。ザ・ゴールのハイキングの話のような制約理論です。
制約理論weblio

最も遅い作業に全体のパフォーマンスが引っ張られます。もし自分の作業が遅いのであれば、早く作業ができるようになるか、人に依頼するしかありません。

自分の状況を把握し、制約となっていることを解決することが仕事の優先順位をつけることにつながります。

 
結局、「優先順位をつけること」が重要ではなくて、「効率的に成果を高める」ということが実行したい目的ですからね。

その目的に最短で到達しなければならないときに、優先順位のことばかり考えていたら本質を見失います。

仕事の最適パフォーマンスを出す方法をしっかり見極めたいですね。