プロジェクトで必要な情報整理と、プロジェクト管理

プロジェクト管理マイルストーン

膨大な情報があるとき、その情報をどのようにカテゴリ分けするか、分類するか、優先順位をつけるか、ラベリングするか、、、非常に重要です。言葉一つでも考えが伝わります。

webサイトを作るとき、書籍を編集するとき、ページ数が多い企画書を作るとき、情報整理の重要性が高まります。

チームでプロジェクトを進めるときにチームビルディングとしても効果的なプロジェクトの情報整理について考えてみます。

たくさん情報をアウトプットしてみる

10名程度のプロジェクトを考えてみます。目標からタスクから課題から予算から、、、考えればきりがないほどたくさんの情報がありますね。

プロジェクトのしっかりした企画書、計画書を作る目的で、一度メンバーのさまざまな視点で情報をアウトプットしてみます。

予算・お金・メンバー・強み弱み・就業時間・残業・営業先・パートナー・4P・3C・SWOT・課題・マイルストーン・PL・投資額・調達元・ツール・目標・プロジェクト目的・給与・報酬・・・

一人よりも複数名で行うほうがアウトプットは大きくなります。

一人で考える・複数名で発表&共有する・一人で考える・再度発表&共有する・ブレストする・一人で考える・再度発表&共有する

これくらい繰り返せると、かなりチームメンバーが何を考えているか、思考特性がそれぞれどうなのかがお互い見えてきます。
初めのアウトプットは大事ですね。
 

情報をカテゴリ分けする

それぞれでてきた情報をカテゴリ分けします。アウトプットして共有している段階でなんとなくカテゴリ像が各自見えてくると思います。

ここで、定石のカテゴリ分けやフレームワークがとても重要な役割を示します。

定番のカテゴリ分け&フレームワーク

マーケティングの4P

製品(Product)、価格(Price)、流通(Place)、プロモーション(Promotion)

マーケティングの4C

顧客にとっての価値(Customer Value)、顧客の負担(Cost to the Customer)、入手の容易性(Convenience)、コミュニケーション(Communication)

SWOT分析

Strengths 強み:目標達成に貢献する組織(個人)の特質。
Weaknesses 弱み:目標達成の障害となる組織(個人)の特質。
Opportunities 機会:目標達成に貢献する外部の特質。
Threats 脅威:目標達成の障害となる外部の特質。

経営資源

ヒトモノカネ情報

3C分析

顧客(Customer)、競合(Competitor)、自社(Company)
(チャンネル(Channel)を加えて、4C分析にもなる)

PDCA

計画(Plan)、実行(Do)、評価(Check)、改善(Act)

これらは情報をまとめるフレームワークとして活用できます。
もちろん万能ではなく、プロジェクトごとに複雑にもシンプルにも活用できます。

 

カテゴリのレベル分けをする

上記の4Pとか4Cはマーケティングの視点でのフレームワークですが、出てくる情報の中には、たとえば現場の課題も多々あると思います。それらは、組織の話になったり、人事の話になったりもします。

さまざまな情報をレベル分けをするときにはロジックツリーの”視点”が重要です。※ロジックツリーを組み立てるわけではないので、考えを応用します。

情報マネジメント用語辞典:ロジックツリー(ろじっくつりー) – ITmedia エンタープライズ

同じレベルの枝では分類基準がそろっており、上位概念のすべてが網羅され、かつ重複がないこと(MECE)が必須

現場で複数名で話していると、この「分類基準」がそろわないことが多いです。ロジックツリーは思考の整理ツールなので、個人のツールに近いです。

プロジェクトでリーダーがカテゴリのレベル分けを一人で行い、もし決定権を持っていればまだよいですが、リーダーのカテゴリ分けに現場担当者が違和感を感じることもあります。そのため、議論しながらカテゴリ分けを進めようとすると時間がとてもかかる可能性があります。

たいていは各メンバーの思考範囲がその人の役割と経験に依存してしまい、レベル分けと自分が合っていないと感じるためです。

このカテゴリのレベル分けは重要な作業だと思っています。プロジェクトであれば各メンバーのイメージとの一致が必要。webサイトやコンテンツであればユーザーのイメージとの一致が必要。つまり情報を活用する利用者や閲覧者の視点=顧客視点が欠かせません。

はじめからプロジェクトメンバー全員のイメージを合わせようとすると大変です。進め方としては、プロジェクトリーダーが資料として作成し、既成事実にして後でイメージ浸透させていくほうがスピーディでまとまりやすいよい傾向があります。

 

プロジェクトで必要な情報分類とアウトプット

プロジェクトで必要な情報分類はだいたい定番になっていますが、下記のようなものがアウトプットとしてそろうとよいと思います。それほど多くないので一気にリーダーが作るのも手です。

目標・目的

いつまでに何を達成するのか。顧客の視点、品質、私たちの価値。
1点、入れたほうがよいのは「そのとき私たちがどのようになっているか」。
プロジェクトを達成したら「私がどうなるか」をイメージできると、モチベーションにつながります。

役割とマイルストーン

プロジェクトをいくつかのチームに分けて、各チームが1カ月毎に達成するべき定量&定性目標を明記し、実績を明記できるようにします。
チームひとつあたりには1つか2つ程度の目標にします。

サンプル作りました。
プロジェクト管理シート-マイルストーン-Googleスプレッドシート

運用時に活用します。

WBS

Work Breakdown Structure. Wikipedia
プロジェクト全体を細かい作業に分割した構成図。「作業分割構成」「作業分解図」などとも呼ばれる。

これは各チームごとに作成してもよいです。タスクの明確化と抜け漏れなく作ることが重要です。
 
 

運用で改善する

プロジェクトは運用・運営が大切です。作って終わりではありません。上記に明記した資料群を活用して運用します。

定例会議も1週間に1度程度全体会議をしながら、相互の状況を共有し、全体プロジェクトを推進します。

運用・運営を行うために振り返りができるように会議で使用するシートもある程度絞ることが重要です。

会社もプロジェクトも自分のタスクも同様ですね。

 
私たちもプロジェクトの情報をしっかりアウトプットして、PDCAサイクルをきちんと回すことをやらないといけないな。